​Het verschil tussen een ERP-systeem en een CRM-systeem

Wil je bedrijfsprocessen automatiseren? Dan kom je talloze termen en systemen tegen. Twee veel voorkomende systemen zijn het ERP-systeem en het CRM-systeem.

We leggen uit wat voor systemen dit zijn en vertellen je de mogelijkheden, wat je ermee kunt doen en wie de gebruikers zijn.

Wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. In een ERP-systeem breng je alle belangrijke bedrijfsinformatie en bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen samen. Medewerkers in het hele bedrijf kunnen zich richten op hun kerntaken, doordat digitale processen worden geautomatiseerd en gestandaardiseerd.

Een ERP-systeem bestaat uit verschillende modules. Een daarvan kan een CRM-module zijn.

Wat is een CRM-systeem?

CRM betekent Customer Relationship Management. Kort gezegd is het een systeem waarmee je de relaties en contacten van je organisatie beheert. Voorbeelden van relaties zijn klanten en leveranciers. Maar ook collega’s vallen onder relaties. Als je het juiste CRM-systeem gebruikt, kun je contacten en relaties optimaal van dienst zijn.

CRM kan een onderdeel zijn van een overkoepelend ERP-systeem, maar dat hoeft niet.

Wat kun je met een ERP-systeem?

Met een ERP-systeem komen al je bedrijfsprocessen samen in één systeem. Dat betekent dat alle informatie in dezelfde database staat, in plaats van verspreid in verschillende mappen. Dit scheelt veel zoekwerk. Hierdoor weet je ook zeker dat alle informatie up-to-date is, in plaats van dat verschillende afdelingen met verschillende versies werken.

Daarnaast is alle informatie van alle afdelingen aan elkaar gekoppeld, waardoor je processen kunt automatiseren. Hoe? Met workflows. Deze workflows zorgen ervoor dat tijdrovende processen sneller en minder foutgevoelig verlopen. Zo kunnen alle werknemers weer bezig met hun kerntaken.

Wat kun je met een CRM-systeem?

Een goed CRM-systeem is de basis voor goede dienstverlening. Met een CRM-systeem heb je alle informatie over je relaties op één plek. Je hebt dus direct toegang tot hun volledige dossier. Zo hoef je niet meer de informatie bij verschillende afdelingen op te halen, wat zeeën van tijd kost.

Als je een goed CRM-systeem hebt, functioneert het als de basis van al je klantgegevens. Alles is centraal vastgelegd: dossiers, statussen, facturen, correspondentie en ga zo maar door.

Wat zijn de mogelijkheden van een ERP-systeem?

Een ERP-systeem bestaat uit modules, die allemaal een bepaalde taak of proces ondersteunen. Alles is mogelijk met ERP-software. Welke modules bij jou passen, verschilt per branche en organisatie.

Heb je een goed ERP-systeem? Dan komen al je digitale bedrijfsprocessen samen in de software. De meest voorkomende modules in ERP-systemen:

• Ordermanagement
• Payroll
• Financieel
• HRM
• CRM
• Projectadministratie

Wat zijn de mogelijkheden van een CRM-systeem?

Goede CRM-software heeft talloze mogelijkheden. We noemen een paar voorbeelden.

Zo zorgt het ervoor dat je relatiegegevens altijd up-to-date zijn, omdat iedereen dezelfde gegevens gebruikt. In het online portal kunnen relaties zelf bepaalde gegevens inzien, toevoegen en wijzigen.

Met een CRM-systeem creëer je ook inzicht in het marketing- en salesproces. Verkopers kunnen informatie vastleggen in de software, zoals de verwachte orderwaarde.

Wie gebruikt een ERP-systeem?

Omdat een ERP-systeem flexibel in te delen is, is het geschikt voor iedere branche en organisatie. Vanaf ongeveer 10 medewerkers kun je eigenlijk niet meer zonder een ERP-systeem dat je bedrijfsprocessen automatiseert. Ook multinationals maken gebruik van ERP-systemen.

Binnen je organisatie kan iedere afdeling werken met het ERP-systeem. Sterker nog: hoe meer afdelingen de ERP-software gebruiken, hoe meer efficiencyvoordelen je hebt. Zo wordt je organisatie een geoliede machine met gestroomlijnde processen.

Wie gebruikt een CRM-systeem?

Ook een CRM-systeem biedt uitkomst voor ieder type bedrijf en branche. Elk bedrijf heeft te maken met relaties die je in een CRM-systeem kunt beheren. Medewerkers, leveranciers, klanten en prospects: ze kunnen allemaal in het CRM-systeem.

Een goed CRM-systeem wordt door veel verschillende afdelingen gebruikt. Onder andere inkoop, HR, sales en administratie hebben profijt van CRM-software. Hoe meer afdelingen het systeem gebruiken, hoe beter je relaties kunt beheren. En blije relaties zijn op hun beurt weer goed voor je organisatie.